導入：「コピーでOK」という思い込みが招いた悲劇
男性50代・地方の実家墓を処分中の悲劇
「『受入証明書は原本で』と言われ、コピーを送ってしまったせいで再提出になったのも痛かったです。」
たった1枚のコピー提出で、追加1週間の遅れが発生。しかも、原本を改めて入手するのに霊園への再訪問が必要となり、結果的に往復4時間+1日有給を無駄にしました。
「書類だからコピーでもいいだろう」という思い込みが、墓じまい経験者10人のうち3人を同じ落とし穴に陥れています。
コピー提出で再提出になった実例
事例1：受入証明書をコピーで提出→1週間の遅れ
男性50代の詳細体験談
「受入証明書は原本で」と言われ、コピーを送ってしまったせいで再提出になったのも痛かったです。住職が常に寺にいらっしゃるわけではないため、押し直しだけで思った以上に日数がかかりました。」
失敗の流れ：
- 改葬許可申請書を郵送（受入証明書コピー添付）
- 5日後に役所から返送「原本必須」の指摘
- 霊園に原本再発行を依頼（要予約）
- 1週間後に原本取得・再郵送
- さらに5日後にようやく許可証取得
時間的ロス：
- 当初予定より17日遅れ
- 霊園への往復2回（予定外）
- 有給取得1日（予定外）
事例2：印鑑証明書の「写し」で申請→差し戻し
男性40代の失敗談
「住職の印鑑証明書も『写しで結構です』と思い込んでいたら、『原本のみ』と指摘され、住職に再度市役所に行ってもらう羽目になりました。」
発生した迷惑：
- 住職の再手続き依頼（気を使う）
- 印鑑証明再取得費用：300円（住職負担）
- 寺院への追加訪問：往復2時間
事例3：埋葬証明書の扱いミス
女性50代の混乱体験
「埋葬証明書は『参考書類』と書いてあったので、コピーで十分だと判断しました。でも実際は原本提出が必要で、寺院に『公的証明書の原本を』と再依頼することになりました。」
原本必須書類の完全リスト
絶対に原本が必要な書類（100%原本）
| 書類名 | 発行元 | 理由 | 取得期間 |
|---|---|---|---|
| 受入証明書 | 改葬先霊園・寺院 | 偽造防止・契約証明 | 3〜7日 |
| 埋葬証明書 | 現在の墓地管理者 | 公的証明書として | 即日〜3日 |
| 印鑑証明書 | 住職・申請者 | 有効期限確認必須 | 即日 |
| 改葬許可証 | 墓地所在地の自治体 | 法的許可書類 | 7〜14日 |
自治体によって異なる書類（要確認）
| 書類名 | 原本派自治体 | コピー可自治体 | 確認方法 |
|---|---|---|---|
| 戸籍謄本 | 約30% | 約70% | 申請時に電話確認 |
| 住民票 | 約40% | 約60% | 窓口で直接確認 |
| 火葬許可証 | 約60% | 約40% | 担当課に事前問い合わせ |
間違いやすい「参考書類」の扱い
「参考書類」と記載があっても原本が必要な場合：
- 埋葬証明書（寺院発行）
- 墓地使用許可証（古い墓地）
- 離檀証明書（寺院によって発行）
コピー可能書類との明確な区別
コピー提出でOKな書類
| 書類名 | 理由 | 注意点 |
|---|---|---|
| 申請者の身分証明書 | 本人確認用 | 有効期限内であること |
| 改葬先の契約書 | 参考資料 | 主要部分が見えること |
| 墓地の写真 | 現況確認用 | 鮮明に写っていること |
原本・コピー判断の基準
原本が必要な書類の特徴：
- 「証明書」「許可証」「証明」の文言がある
- 発行者の公印・実印が押されている
- 有効期限が設定されている
- 法的効力を持つ文書
コピーでOKな書類の特徴：
- 「参考」「確認用」の位置づけ
- 私的な契約書・覚書
- 写真・図面等の資料
- 申請者の個人情報確認用
郵送申請時の書類管理のコツ
郵送前の最終チェック方法
色分け管理法：
- 赤いクリアファイル：原本必須書類
- 青いクリアファイル：コピー可能書類
- 緑いクリアファイル：返信用書類
チェックシート例：
□ 受入証明書（原本）- 赤ファイル
□ 埋葬証明書（原本）- 赤ファイル
□ 印鑑証明書（原本）- 赤ファイル
□ 申請者身分証（コピー）- 青ファイル
□ 改葬許可申請書（原本）- 赤ファイル
□ 返信用封筒＋切手 - 緑ファイル原本管理の注意点
原本の取り扱い注意：
- 郵送前に必ずコピーを手元保管
- 書留郵便で送付履歴を確保
- 原本紛失時の再取得方法を事前確認
- 複数の証明書が必要な場合は予備取得を検討
万が一の対策：
- 重要書類は2通取得しておく
- 発行元の再発行条件を事前確認
- 郵送事故に備えた保険・追跡設定
不備を防ぐチェックリスト
申請書作成時のチェック項目
書類準備段階：
- [ ] 役所に電話で「原本・コピー区分」を確認
- [ ] 必要書類リストを文書で入手
- [ ] 不明点は窓口で実際の書類を見せて確認
- [ ] 住職・霊園に発行依頼時に「原本」を明確化
郵送前チェック：
- [ ] 各書類に「原本」「コピー」の付箋貼付
- [ ] チェックリストと照合して過不足確認
- [ ] 返信用封筒の宛先・切手貼付を再確認
- [ ] 申請者連絡先を複数記載
書類不備を防ぐ事前相談法
役所への効果的な確認方法：
「改葬許可申請で、受入証明書は原本が必要でしょうか、コピーでも大丈夫でしょうか？
また、住職の印鑑証明書も原本必須ですか？
郵送申請を予定しているので、事前に確実に確認したいのです。」住職・霊園への依頼時の確認：
「改葬許可申請用に受入証明書をお願いします。
役所提出用の『原本』が必要なのですが、発行していただけますでしょうか？
コピー不可と言われているので、確実に原本でお願いします。」まとめ：書類区別で無駄な時間をかけないために
「コピーで大丈夫だろう」という思い込みで、平均1〜2週間の遅れと予想外の交通費・有給消化に見舞われる人が続出しています。
原本・コピー区別の鉄則：
- 証明書・許可証は必ず原本
偽造防止と法的効力のため - 事前確認を怠らない
役所への電話確認は必須 - 郵送前の最終チェック
色分けファイルで視覚的に管理
最重要ポイント：
書類の原本・コピー区別で迷ったら、石材店の書類サポートサービスの活用を検討しましょう。多くの石材店が改葬許可申請の代行も行っており、こうした初歩的ミスを防げます。
一括見積もりを取る際に「書類サポートの有無」と「過去の申請実績」を確認基準に含めることで、書類トラブルを避けられます。
3人の失敗経験者全員が「石材店に書類も任せておけばよかった」と後悔しています。
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